領収書の保管を電子データで行うことが出来るようになります。クラウド経費精算での効率化について記事にしました。
※経費精算の電子データで領収書代用へ
今までの経費精算は？
今までの経費精算は、
- 旅費精算、飲食代、タクシー代など紙の領収書を貰う
- 従業員が会社の経理に経費精算書の書類と領収書の原本を提出する
- 会社の承認後、精算が行われる
という流れでした。
そのため、
- 領収書原本を紙で保存する
- 領収書をスキャンしてデータを保存
どちらかが必要でした。
紙で保存する場合
- 領収書のファイリング作業で時間がかかる
- 7年間の領収書の保存の場所が必要となり、コストがかかる
- 天災などの紛失・消失のリスクがある
- 領収書を原本で精算する場合、事業所間の郵送コストがかかる
などの時間やコストが掛かっていました。
スキャンしてデータ保存する場合
- スキャンする時間がかかる
- タイムスタンプという仕組みでデータ改ざんがない証拠を残す必要がある
- 電子化した領収書を検索する機能が必要がある
要件を満たす管理体制が必要でした。
また、電子保存を行う場合にはあらかじめ所轄税務署長に申請し承認を得る必要がありました。
これからの経費精算は？
国は、2020年4月からキャッシュレス決済のデータをそのまま領収書として扱える仕組みを導入する方針です。
- 電子マネー
- クレジットカード
については、決済データを領収書の代わりに保存することが可能になります。
利用者側がデータを改変できないようなクラウドサービスで保存することが要件となります。
キャッシュレス決済のデータをそのまま領収書として扱うことで
- 確定申告の備えとして、紙の領収書を保存しなくてよい
- 大量の紙をペーパレス化することにより、余計な場所がいらない
- 経理もクラウド会計と連動することで経理の自動化できる
- 領収書データは、クラウドで参照することができる
上記のようなメリットがあります。
国は、2020年度の税制改正大綱に電子帳簿保存法の施行規則を見直す方針を盛り込みました。
2020年の4月の施行を目指すということなので、今まで以上に経理の自動化が進みます。
まとめ
紙での精算が必要なくなり、電子マネーとクレジットカードからの電子データが領収書が無くなるため、
- スキャンする時間
- 領収書の保存コスト
- 経理の入力の手間
がなくなり、経理の自動化が進みます。
クラウド会計を導入し、経費精算の効率化を2020年4月前から進めていきましょう。
最後に
編集後記
2019年12月13日の日経新聞朝刊に「税制、ビジネス効率重視」というタイトルを見て、2020年の税制改正大綱を再度読み直しました。
今年は、キャッシュレス決済の年であり、来年は、電子マネーやクレジットカードとクラウド会計の連携がさらに深くなると感じました。
先週の金曜日は、午前中保険会社との打ち合わせ。午後は年末調整という1日でした。
1日1新
キャッシュレス・消費者還元事業の登録完了
※キャッシュレス・消費者還元事業
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