わかっていると思いますが…と言われました。初めて見る書類を見て、初めて聞く話を打ち合わせしているのに、困惑しました。質問の仕方、言葉の使い方について思ったことを記事にしました。
※自分の軸を作る「やらない事リスト」
オープン・クエスチョンから始める
保険会社の方から「わかっていると思いますが…」と、初めて見る書類を渡されました。
「この書類をご記入の上、次回の打ち合わせまでに記入しておいてください」といわれ、見たことがない、聞いたのも初めてなのに、なぜこのような言い方をさせるのか。
自分なりに考えました。
私の推測は、「上司に普段からそのような言葉遣いをされているため、代理店の私にそのように話をされた」というものです。
私も同僚や上司、友達の言葉遣いでいいなと思うこと。立ち振る舞いがあれば、真似したいと考えます。
ただ、逆に「悪い言葉遣い」も知らないうちに、真似している可能性があるなと考えます。
上司から部下への話し方。初めて渡す書類を「わかっていると思いますが…」という話し方。いずれも適切ではないと思いました。
私自身も言葉選びで間違いが起きる可能性があります。
そのときは、そっと教えていただけると幸いです。ただ、自分自身でも相手の反応を見て、是正する努力はするべきだと思います。
私の思うこの場面での正解は、「この書類見たことありますか？」だと考えます。
クローズド・クエスチョンで話を進める
「この書類みたことある」という反応であれば、「ありがとうございます。お手数ですが、この書類を次回までにご記入いただけますか？」と続けるとスムーズだと考えます。
また、「この書類は、初めてです。」という反応であれば、「こちらに、このような手順で…」と説明をし、「お手数ですが、次回までにご記入いただけますか？」で依頼をするのがスムーズだと思います。
状況がわかった上で、質問の深堀りは、クローズド・クエスチョンで話を進める。相手の反応が悪ければ、どの部分で理解できていないのかを確認する。
話は、相手の反応と質問で進めていくべきだと考えます。私は、「わかっていると思いますが…」は、自分のやらない事リストに載せました。
まとめ
人は人に影響します。特に同じ時間を過ごす時間が多い人に影響します。
私の場合は一番は、仕事。二番は、家族。三番は、友達です。
「わかっていると思いますが…」は、上司から部下への言葉。
開口一番や最後の言葉選びは、とても大事だと思います。
人と話すとき、最初と最後は、お互いに気持ちよく話をしたいものです。
「この書類見たことありますか？」から話を進めるとよいです。
特にフリーランスや小規模の会社だと知らないうちに、周りの言葉遣いに影響されてるかも知れません。
私を含めて、気を付けたいものです。
■編集後記
ブログには、怒りは昇華して書くとよい。別の角度から書くとよい。
もしくは、書かない方がよいこともあるかも知れません。
自分なりに、前向きに考えるならば、いきなりクローズド・クエスチョンから入らない。
相手の反応を見るという気付きがあり、記事にしました。
話し方によって、相手との関係が変わる。自分は、お客様や取引先とも出来るだけ仲良く、軸を決めて仕事をしたいと考えています。
昨日は、保険会社との打ち合わせ。個人の打ち合わせ1件、電子申告で法人税の申告という1日でした。
■｢1日1新｣
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